Elektronická novoročenka e-mailem: jak ji rozeslat, aby nespadla do spamu

Poštovní servery jako Gmail, Seznam nebo Outlook hodnotí každou zprávu podle desítek znaků. Novoročenky jich mají hodně najednou:

• Velká příloha. Video nebo PDF v příloze zprávu zdrží a filtry mu nevěří.
• Jen obrázek. Zpráva, ve které není žádný text, vypadá jako reklama.
• Stovky adres naráz. Běžná schránka, ze které jindy odchází deset e-mailů denně, najednou pošle pět set. To je pro filtry varování.
• Předmět jako z letáku. Velká písmena, vykřičníky, slova jako ZDARMA nebo AKCE.
• Nová nebo cizí adresa. Přání z adresy, kterou příjemce nikdy neviděl, má menší šanci.

1. Obrázek a odkaz, ne příloha.Do zprávy vložte kartu jako obrázek a pod ni odkaz na animovanou novoročenku. Video a velké soubory nechte na odkazu.
2. Pár vět textu.Oslovení, poděkování, přání, podpis. Stačí tři věty, ale ať tam jsou jako text, ne jen v obrázku.
3. Z adresy, kterou lidé znají.Ze své pracovní schránky nebo z obecné adresy firmy, se kterou si příjemci běžně píšou.
4. Obyčejný předmět.Třeba PF 2027 nebo Přání do nového roku od [firma]. Bez vykřičníků a velkých písmen.
5. Nejdřív sobě.Pošlete si zkušební e-mail do Gmailu, Seznamu i Outlooku, pokud je máte. Uvidíte, jestli dorazí do doručené pošty a jak vypadá.

U naší elektronické novoročenky je tohle připravené. Hotový e-mail s kartou, textem a odkazem zkopírujete jedním tlačítkem a vložíte do nové zprávy. Předmět PF 2027 je předvyplněný.

Do 50 adres: skrytá kopie

Adresy dejte do skryté kopie (Bcc), do pole Komu napište svou adresu. Příjemci tak neuvidí cizí e-maily. To je důležité i kvůli ochraně osobních údajů: rozeslat celý seznam klientů všem klientům je únik dat.

Stovky adres: po dávkách

Běžné schránky mají denní limit. Bezplatný Gmail pošle nejvýš 500 zpráv za den, firemní Google Workspace kolem 2 000. Ostatní poskytovatelé mají limity podobné nebo nižší a mohou se měnit. Ani limit ale nepokoušejte. Rozdělte seznam na menší skupiny, třeba po padesáti, a posílejte je postupně během dne nebo dvou.

Tisíce adres: nástroj na hromadné e-maily

Pokud máte tisíce kontaktů, použijte nástroj na hromadné rozesílání, který už nejspíš znáte z newsletterů (Ecomail, SmartEmailing, Mailchimp a podobně). Ten se postará o technickou stránku, odhlášení i statistiky. Kartu tam vložíte jako obrázek s odkazem stejně jako do běžného e-mailu.

Kdy přání rozeslat, aby si ho lidé přečetli ještě v práci, radí článek kdy a jak posílat novoročenky.

Čisté přání do nového roku bez nabídky se za obchodní sdělení obvykle nepovažuje. Jakmile do něj ale přidáte slevu, novinku nebo odkaz do e-shopu, stává se z něj obchodní sdělení a platí pro něj pravidla zákona o některých službách informační společnosti. Smíte ho poslat jen zákazníkům, kterým jste už něco prodali, nebo těm, kdo s tím souhlasili. Novoročenku proto nechte novoročenkou a nabídku pošlete v lednu zvlášť.

• Text ve zprávě, nejen obrázek.
• Odkaz na animované přání funguje.
• Adresy jsou ve skryté kopii nebo v nástroji na hromadné e-maily.
• Předmět bez vykřičníků a velkých písmen.
• Zkušební e-mail vám dorazil do doručené pošty.
• Podpis s vaším jménem a firmou.

• Nápověda Gmailu: Limity odesílání v Gmailu
• Nápověda Google Workspace: Limity odesílání Gmailu ve Workspace
• Zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti